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I.LA CONVOCATION DES COPROPRIÉTAIRES

Comment les copropriétaires sont-ils convoqués à une assemblée générale ?

Au moins une fois par an, le syndic de propriété est dans l'obligation de convoquer l'ensemble de ses copropriétaires à une assemblée générale des copropriétaires. Cette dernière donne alors lieu à l'adoption de décisions collectives ayant pour but d'améliorer une copropriété.

La convocation à une assemblée générale de copropriété doit être envoyée aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date à laquelle celle-ci aura lieu. Réalisée par le syndic de copropriété, cette convocation est, le plus souvent, l'objet d'une lettre recommandée ou d'un courrier électronique avec accusé de réception. Parfois, celle-ci peut être remise en main propre contre signature par votre syndic. Au travers de cette convocation d'assemblée générale, les copropriétaires peuvent prendre connaissance de :

• La date, le lieu et l'heure à laquelle l'assemblée générale se déroulera → Le lieu se doit d'appartenir obligatoirement à la commune au sein de laquelle se trouve la copropriété
•  L'ordre du jour représentant l'ensemble des sujets qui seront abordés et des décisions qui seront votées par les copropriétaires au sein de ladite assemblée générale → Chaque copropriétaire peut, en amont de l'assemblée générale, proposer des questions à aborder à l'ordre du jour ainsi que son projet de résolution via un recommandé
• Un bulletin de vote par correspondance permettant aux copropriétaires de voter par correspondances aux décisions à adopter.

Cependant, les copropriétaires peuvent contester une assemblée générale et engendrer son annulation dans le cas d'un non-respect du délai de convocation. En effet, si l'envoi de convocation d'assemblée générale de copropriété n'est pas exécuté au minimum 21 jours avant sa date prévue, un copropriétaire peut procéder à son annulation sans même avoir l'obligation de le justifier par le biais d'un grief.

Qui peut participer à l'assemblée générale d'une copropriété ?

Lorsque l'assemblée générale d'une copropriété a lieu, les copropriétaires peuvent y participer en présentiel, en visioconférence ou encore en audioconférence si celle-ci se tient hors de la commune au sein de laquelle la copropriété appartient. Si un participant ne peut se rendre sur le lieu de l'assemblée générale, celui-ci se doit d'en informer le syndic de copropriété au plus tard 3 jours avant la date fixée afin de prévoir sa participation en distanciel.

Parmi les participants à l'assemblée générale d'une copropriété, nous pouvons retrouver :

• Les copropriétaires → Leur rôle est de discuter des décisions appartenant à l'ordre du jour.
• Le syndic de copropriété → Son rôle est d'assurer le secrétariat de l'AG qui se déroule en y établissant son procès-verbal.
• Le Président de l'assemblée générale → Elu par les copropriétaires, ce titre peut être tenu par un copropriétaire, un mandataire ou par le président du conseil syndical. Son rôle est de diriger le débat quant à l'ordre du jour et d'assurer les votes des participants.
• Les scrutateurs → Elus en début de séance parmi les copropriétaires, leur rôle est d'assurer le bon déroulement du dépouillement des bulletins de votes lors du scrutin.

Les locataires d'une copropriété, quant à eux, ne peuvent participer aux assemblées générales. Toutefois, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée peuvent y participer en adoptant le titre d'observateurs extérieurs. Bien que ceux-ci ne peuvent voter, ces observateurs extérieurs peuvent exposer leurs observations quant aux questions soulevées et présenter leurs solutions lors de l'assemblée générale. Outre les locataires, une assemblée générale de copropriété peut également être rendue accessible à une personne extérieure si celle-ci obtient l'accord de sa participation par les membres du syndicat.

2. LE DÉROULEMENT D'UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE COPROPRIÉTÉ

Comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?

a. La signature de la feuille de présence

Dès le début de l'assemblée générale de copropriété, chaque copropriétaire se doit de renseigner son nom, son domicile ainsi que son nombre de voix au sein d'une feuille de présence. Cette feuille de présence doit être annexée au procès verbal. Ainsi, doivent fournir ces renseignements :

• Les copropriétaires présents ou représentés par un mandataire
• Les copropriétaires qui participent par le biais d'un moyen de communication électronique
• Les copropriétaires absents dont le vote a été effectué par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire de vote par le syndic

Cette feuille de présence doit être obligatoirement signée par tous les copropriétaires ayant été présents lors de l'assemblée générale ou par leur mandataire. Seuls les participants par visioconférence ou audioconférence échappent à cette règle. De plus, en cas de retard d'un participant, son heure d'arrivée doit être mentionnée sur la feuille de présence.

b. L'attribution des rôles

Une fois avoir rempli la feuille de présence, les copropriétaires attribuent deux rôles importants : celui du Président de l'assemblée générale et celui de scrutateur.

• Le rôle de Président de l'assemblée générale s'attribue par le biais d'un vote des copropriétaires à la majorité simple. Bien qu'un copropriétaire peut obtenir ce rôle, celui-ci est le plus souvent assuré par le président du conseil syndical. Sous peine de nullité du procès-verbal de l'assemblée générale et conformément à l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, les membres du syndic ne peuvent se voir attribuer le rôle de Président de l'assemblée générale. Au cours de l'assemblée générale, ce dernier dirige les débats liés à l'ordre du jour et gère les votes. De plus, il se doit de valider la feuille de présence ainsi que le contenu du procès-verbal de l'assemblée générale.
• Tout comme le rôle de Président de l'assemblée générale, celui de scrutateur est également attribué parmi les copropriétaires, par eux-mêmes. Le scrutateur fait un réel travail d'observation : il s'assure du bon déroulement du dépouillement des votes et contrôle le contenu du procès-verbal et de la feuille de présence.

c. Le passage aux votes

Proposées par le syndic ou les copropriétaires, les décisions liées à l'amélioration d'une copropriété qui sont abordées au cours d'une assemblée générale se doivent de faire l'objet d'une demande écrite, en amont, afin de faire partie de l'ordre du jour. Ces décisions peuvent concerner des travaux à entreprendre dans les parties communes ou privatives, une modification du règlement de copropriété, etc...

Pour ce qui est du passage aux votes, chaque copropriétaire détient un nombre de voix proportionnel aux tantièmes, calculé en fonction des nombres de lots qu'il possède dans la copropriété. Réalisé par un notaire ou un géomètre lors de la construction de la copropriété, l'État Descriptif de Division est un document qui classe et attribue la totalité des tantièmes aux copropriétaires.

Lors des votes, pour qu'une décision soit adoptée, celle-ci doit obtenir une majorité qui se veut être simple, absolue, double ou à l'unanimité.

• La majorité simple représente la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée générale. La majorité simple est souvent le résultat de décisions liées à la gestion courante de la copropriété (travaux d'entretien, assurance de l'immeuble).
• La majorité absolue représente la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou absents. Dans le cas où une décision est rejetée mais a collecté ⅓ des voix au minimum, un second vote à la majorité simple a lieu. La majorité absolue est utilisée pour les décisions ayant un enjeu plus important que pour celles soumises à la majorité simple (travaux d'économies d'énergie, désignation du syndic)
• La double majorité représente la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou absents possédant ⅔ des tantièmes. Dans le cas où une décision est rejetée mais a obtenu l'approbation de la moitié du syndicat des copropriétaires, un second vote est effectué. Le double vote est souvent utilisé en cas d'acquisition de parties communes.
• Le vote à l'unanimité représente l'adoption d'une décision avec l'accord de tous les copropriétaires.

d. La rédaction du procès-verbal

Réalisé par le syndic de propriété, un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale reprend toutes les résolutions votées par les copropriétaires et se doit d'être signé en fin de séance par le Président de séance de l'assemblée générale, le secrétaire ainsi que les scrutateurs. Ce même procès-verbal doit être inscrit dans un registre et être envoyé sous la forme d'une copie à tous les copropriétaires qui en feraient la demande.